Система управления проектами – это инструмент, который наводит порядок в делах компании. У молодой фирмы задач не много - их можно уместить на листе бумаги или маркерной доске. Если дел становится больше - дальше можно завести документ Excel, можно даже таблицу Google Docs, если ее использовать будут несколько сотрудников. Но настанет время, когда совещаний не будет хватать для обсуждения всех задач.
Проблема совместного эффективного управления задачами актуальна для многих небольших команд. Однако для крупных компаний уже невозможно собираться по понедельникам всей организацией и раздавать сотрудникам задачи, поэтому для компаний от 20 человек актуален лишь вопрос выбора системы управления проектами.
Эффективное управление и развитие крупного предприятия и организации невозможно без централизованного использования информационных технологий. Выполнение сложных проектов связано с многочисленными транзакциями, что требует систематизации информации. Информационные системы управления проектами выступают наиболее эффективным и экономичным способом регламентации деятельности компании в решении конкретных задач, позволяют добиться согласованности во взаимодействии на всех уровнях организации. Какие есть системы управления проектами мы хотим рассказать в этой статье.
Какие бывают системы?
Система может быть очень удобной, но слишком простой. Выбирая такую систему, которая всем устраивает «сегодня» мы советуем растущим компаниям не забывать думать о «завтра», так как очень скоро при росте компании функционала системы может не хватить, а отказываться уже будет поздно.
Но не стоит впадать и в другую крайность. Слишком сложная и громоздкая система, возможно, наоборот будет настолько сложной, что в список дел ваших сотрудников попадет еще одна огромная задача - ведение информации в системе управления проектами. Оба этих варианта могут принести больше вреда, чем пользы вашей организации. Поэтому не жалейте сил на выбор системы. Не вы одни озадачены этим вопросом, поэтому в интернете можно найти множество обзоров, подборок и сравнений программ (например, таких как обзор 10 русских SaaS-систем управления проектами).
Из личного опыта
У себя в компании мы используем систему управления проектами IBN. Первоначально мы познакомились с системой исключительно для тестирования, однако система показалась нам подходящей для решения задач нашей кампании. При первом использование интерфейс показался сложным, а функционал слишком расширенным, однако сейчас мы с легкостью используем только то, что нужно нам, и не испытываем нехватки возможностей программы. Даже для небольшой компании, цена программы не велика по сравнению с результатами ее внедрения. Например, руководство компании довольно часто осуществляет контроль дистанционно (в бизнес-командировках или на отдыхе).
Какие задачи решает IBN
Программа IBN разработана с учетом основных методологий проектного управления и включает в себя набор традиционных инструментов, таких как:
- Составления календарного плана работ;
- Управление ресурсами и стоимостью;
- Настраиваемую систему финансов;
- Систему учета времени по проекту;
- Управление портфелем проектов;
- Проектную отчетность и статистику.
Помимо этого, система включает в себя ряд полезных возможностей, в том числе, по управлению коммуникациями проекта:
1) Удобные инструменты совместной работы над проектами.
IBN включает в себя ряд инструментов для эффективного взаимодействия проектных групп: создание общих задач в рамках проекта, совместное использование календарей, добавление комментариев, быстрый обмен сообщениями (Instant Messenger), присоединение и управление общими файлами.
2) Простую работу с проектной документацией.
Все документы по проекту хранятся в специальной проектной библиотеке. Эти документы можно легко исправлять, редактировать прямо в портале, не загружая их на локальный компьютер. Вы всегда можете быстро найти все проектные документы, посмотреть статистику их исправлений и согласований.
3) Отслеживание хода исполнения проекта в режиме онлайн
Менеджер и исполнитель проекта будут получать уведомления о сроках начала или окончания проектной задачи, вехи, читать комментарии, которые добавляют другие участники проекта, видеть все возникающие по проекту проблемы. Уведомления будут приходить либо по электронной почте, либо через клиент быстрого обмена сообщениями.
4) Возможность подключения к работе над проектом внешних пользователей, при сохранении четкого разделения прав и полномочий, доступа только к авторизованной информации.
5) Обмен данными с Microsoft Project
Вместо итога
Этой заметкой мы хотели привлечь внимание к вопросу управления проектами с помощью специализированных систем - они помогут навести порядок в ваши делах. Чем прозрачнее бизнес, тем проще им управлять.
В данном обзоре мы привели пример только одной системы, однако это не означает, что других систем не существует. Поиск оптимальной подходящей системы в зависимости от задач и возможностей компании – это творческий и ответственный процесс и если в делах вашей организации сложно разобраться – то самое время подумать о внедрении системы управления проектами.
Если вы заинтересованы в оптимизации своего бизнеса с помощью современных информационных технологий, но не знаете с чего начать – обращайтесь к нам, специалисты RiseTechnology проконсультируют Вас и подскажут оптимальный вариант решения задач для вашего бизнеса.
Добавим, что остальные материалы по данной тематике можно найти на нашем сайте в разделе "Энциклопедия предпринимателя"
