Согласно статистике, наличие персонального ассистента или личного помощника освобождает 35% времени. В ходе проведенных фокус-групп руководители говорят, что в личном помощнике ищут такие качества, как проактивность, умение предвосхищать, сделать чуть-чуть больше. Руководители самого разного уровня все чаще приходят к решению о найме такого специалиста.
Школа личных помощников – новый для Перми проект, до сегодняшнего дня специально таких сотрудников никто не готовил. В чем специфика работы личного помощника и чему учат в Школе, рассказала автор – основатель проекта scoolperm.ru Светлана Гасенегер.
В чем отличие личного помощника от секретаря?
– Частый вопрос. Простой ответ в сравнении. Секретарь – это печатная машинка, личный помощник – Mac book pro. Секретарь – это лодка с веслами, личный помощник – яхта с системой спутниковой навигации. Ни в коем случае не умаляем профессию секретаря, без которого вообще немыслима работа любого предприятия, поскольку делопроизводство – от слова «дело» – и лежит в основе ежедневной работы любой организации. Однако секретарь – функция механическая, а личный помощник – аналитическая. Больше вовлеченности в решение задачи, глубже ее проработка.
Личный помощник – человек, который способен облегчить непростую жизнь руководителя, взять на себя решение рутинных задач, организовать время и пространство, упорядочить, упростить, улучшить.
Какие задачи можно поручить личному помощнику?
– Верный ответ – любые. Прежде всего, рутинные вопросы, которые, как правило, отнимают большое количество времени. Вопросы, которые требуют оперативного решения. И вообще вопросы, которые требуют решения. Личный помощник – это почти как ты сам. Именно поэтому мы в Школе личных помощников учим, как быть такими универсальными людьми, соответствовать высокому уровню своего руководителя. Что касается личных поручений, то это всего лишь вопрос выбора самого руководителя. Большинство из тех, с кем мы сейчас работаем, поручают своим помощникам и вопросы, связанные с семьей.
Чему еще учат в Школе?
– В Школе мы обучаем специалистов по трем уровням: начинающий, продолжающий, продвинутый.
Так, курс «Начинающий» рассчитан на обучение с нуля. Мы приглашаем студентов выпускных курсов вузов, также это апргрейд для действующих специалистов с небольшим опытом работы – до 5 лет или тех, кто сейчас выполняет функцию секретаря.
В ближайшее время будет работать курс для помощников по работе со средствами массовой информации.
Очное обучение в последнее время теряет свою актуальность, почему вы выбираете такой формат?
– Потому что мы в ответе за тех, кого обучили. Только при личном контакте с человеком мы видим, как он ведет себя в предложенных обстоятельствах, как ориентируется. Насколько он способен быть гибким в своем подходе к решению задач, уметь расставлять приоритеты. И только очно возможно направить человека, научить его тонкостям и нюансам, которых достаточно в специфике работы с первым лицом и его окружением.
Мы несем полную ответственность за качество обучения в Школе, поэтому обучаем в дневное время, когда человек бодр, здоров, весел, готов и хочет получать информацию. Вечерние курсы после работы – это не про нас. Курс «Начинающий» длится две недели, в среднем по 4 часа в день. Это погружение в теоретические знания и очень много практики. Мы предоставляем возможность встретиться с личными помощниками самых крутых и передовых, научиться у них самому лучшему.
В качестве экспертов и почетных гостей Школы наши студенты общаются с государственными служащими краевого и федерального уровня, руководителями крупнейших предприятий Пермского края. С авторитетными, знаковыми людьми, которые на своем опыте расскажут, каким должен быть отличный личный помощник.
Поэтому, отправляя своего сотрудника к нам на обучение всего на 4-6 часов в день, в дальнейшем можно сэкономить целую кучу своего времени. Потому что мы научим специалиста грамотно распоряжаться не только своим временем, но и временем руководителя.
Что входит в программу обучения, и кто преподает в Школе?
– В Школе мы старательно подошли к формированию преподавательского состава и содержанию программы. Ближайший курс стартует 4 октября, там мы научим выглядеть, говорить, слушать и слышать, писать правильные тексты. Большое внимание уделяем вопросам психологии общения, работе со стрессом, управлению временем и, конечно, деловой безопасности. Курс лекций и практических занятий выполняют кандидаты наук, государственные деятели, сотрудники Российской академии наук и действующие специалисты – те, кто работает с высшим руководящим составом города, края, страны.
